Désignation des rapporteurs et du jury
Le doctorant vérifie qu'il remplit toutes les conditions pour soutenir et que le secrétariat de l'ED dispose de toutes les informations à ce sujet.
Le directeur de thèse propose au président de l'université via le Département formation doctorale deux rapporteurs HDR et un jury. Les rapporteurs doivent être extérieurs à l'université et à l'école doctorale ; ils ne doivent pas être impliqués dans le travail du candidat. La proposition est faite à l'aide du formulaire standard word. Ce formulaire doit être rempli impérativement en version numérique.
Le doctorant y joint le résumé de thèse (4 pages hors figures ( 7 pages maximum)) obligatoirement en Français suivi d'une liste des articles et des communications à congrès (avec titre et nom des auteurs) en version électronique au secrétariat de l'Ecole Doctorale (courriel : bosse@unistra.fr) selon le modèle du résumé (respecter strictement les directives indiquées dans le modèle). Le doctorant devra en personne au moins avoir effectué une communication – orale ou par affiche – à un congrès ou à un colloque, national ou international. Un rapporteur doit obligatoirement posséder son HDR en France. Dans le cas d'un étranger, il faut vous référer au tableau ci-joint et prendre la colonne PR (merci de nous faire parvenir son CV actualisé).
De plus, une nouveauté pour 2020 pour les doctorants qui veulent écrire ou/et soutenir en langue anglaise, le document "demande d’autorisation de rédaction du manuscrit de thèse et/ou de soutenance en langue anglaise (Word ou PDF) " devra être joint obligatoirement avec la proposition de jury et le résumé.
Ces documents sont transmis suffisamment tôt pour que la désignation du jury par le président de l'université puisse intervenir au moins deux mois avant la date envisagée pour la soutenance.
Le résumé de thèse est diffusé à tous les membres de l'ED habilités à diriger des recherches.
La commission des thèses de l'ED examine la proposition de rapporteurs et de jury lors d'une de ses 5 réunions annuelles et donne un avis. Si nécessaire, des précisions ou des modifications sont demandées.
Important : Seules les propositions concernant les doctorants ayant satisfait aux conditions pour soutenir fixées par l'ED seront traitées par la commission.
Le président de l'université désigne le jury.
Composition du jury
La composition du jury compte 4 à 8 membres, selon la répartition suivante :
- la moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés
- la moitié du jury doit être composée de personnalités extérieures à l'unité de recherche, au Collège doctorale de site, à savoir extérieur à l'Ecole doctorale du candidat et à l'ensemble des établissements (Université de Strasbourg et Université de Haute-Alsace)
- au moins une femme doit être dans le jury de soutenance
- les éventuels membres invités (en nombre très limité) ne font pas partie officiellement du jury.
Le directeur de thèse doit faire partie du jury, mais il ne peut pas le présider.
Le président du jury est désigné par les membres du jury parmi eux; il doit être professeur ou assimilé.
Un rapporteur peut être président de jury sauf si il est émérite.
Un émérite peut être rapporteur si son éméritat est encore valable. Il ne peut pas présider un jury de thèse.
Scientifiques invités à la soutenance : limitation à UNE invitation max. par soutenance (décision du conseil du Collège des ED du 16 novembre 2011). Le scientifique invité n'est pas membre du jury. Par conséquent, il ne participe pas à la délibération du jury, ni ne signe le procès-verbal de soutenance. Si on souhaite faire apparaitre son nom sur la couverture de la thèse, ce doit être dans une rubrique clairement séparée de celle des membres du jury : faire une rubrique "Jury" et une rubrique "Invité".
Proposition de remboursement : jury de soutenance
Le Conseil Scientifique du 8 février 2012 a complété les propositions du Conseil Scientifique du 4 février 2009 concernant la prise en charge des dépenses liées à l’organisation des jurys de soutenance de thèses et d’HDR.
Montant des remboursements forfaitaires : (CS du 4/02/2009)
Secteurs disciplinaires 3 et 4 : 450 € par jury
(Sciences et Technologie, Santé)
Cotutelles tous secteurs: 900€ par jury
Co-direction internationale : 900 € par jury (CS du 8/02/2012) (sous réserve de déclaration avant la 2ème inscription en doctorat)
Procédure de remboursement des frais de jury :
- Les remboursements forfaitaires sont accordés uniquement pour les candidats (doctorants et HDR) appartenant à des unités de recherche rattachées à l’Université de Strasbourg.
- La prise en charge financière des frais d’organisation d’un jury est effectuée sur les lignes budgétaires de l’unité de recherche du candidat.
- Les remboursements forfaitaires concernent principalement les dépenses de transport et d’hébergement liées à l’organisation des soutenances.
- Les frais de bouche (factures de restaurant) ne pourront excéder 1/3 du forfait.
- Le remboursement est effectué sur demande écrite (à l’aide d’un formulaire et d’une fiche de notification budgétaire) auprès de la Direction de la Recherche - Département « Finances de la Recherche » dir-execution-fin@unistra.fr (le cas échéant, accompagnée des justificatifs de dépenses).
- Le remboursement n’excédera pas les forfaits indiqués ci-dessus.
- Les demandes de remboursement devront être effectuées, dans la mesure du possible, au cours de l’année budgétaire correspondant à la date de soutenance.
- Les demandes transmises à la Direction de la Recherche au-delà du 15 novembre seront remboursées sur l’exercice budgétaire suivant.
Ces dispositions prennent effet à compter du 1er mars 2012 et concernent les jurys organisés à partir de cette date.
Soutenance par visioconférence
2 mois avant la soutenance et au moment du dépôt du jury :
Lors du dépôt de la désignation du jury, le/la directeur.rice de thèse présente le formulaire de demande d'autorisation de la mise en place d’une soutenance de thèse avec des membres du jury présents par visioconférence au Collège doctoral. Cette demande doit obligatoirement parvenir avant la date de soutenance prévue.
Une semaine avant la soutenance :
Le/la directeur.rice de thèse adresse les informations techniques utiles à la visioconférence à tous les membres du jury concernés. Les membres en visioconférence envoient au Collège doctoral et au directeur.rice de thèse une délégation de signature en faveur du président du jury pour la signature du Procès Verbal. Ces délégations doivent être remises au Président du jury par le directeur de thèse au début de la soutenance.
Deux jours avant la soutenance :
Le/la doctorant(e) envoie à tout membre du jury utilisant la visioconférence :
- un texte finalisé de la présentation ou son PPT ;
- l’éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.
Il est nécessaire que les diapositives de la présentation PPT soient numérotées, car en cas de défaillance du système de visioconférence en cours de soutenance, tout membre du jury à distance doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.
Le jour de la soutenance :
La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visioconférence. Le public et le/la doctorant(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.
Les règles générales de fonctionnement des soutenances de thèse sont dans leurs totalités applicables aux soutenances avec visioconférence.